DICAS PARA TROCAR O ERP DA EMPRESA BASEADO NAS MELHORES PRÁTICAS

A aquisição ou troca de software é uma tarefa árdua, muitas empresas continuam a utilizar softwares que não atendem suas expectativas por medo de se envolver em uma tarefa que pode se tornar um pesadelo, como tudo que envolve uma troca de sistema e o risco que se corre com perda de informações vitais para a empresa. O melhor é ter pessoas na sua empresa com experiência nesse assunto ou então contratar alguém que tenha esse know how. Uma troca de software bem gerenciada pode evitar perdas significantes para sua empresa.

Neste artigo abordaremos alguns cuidados que se deve ter para que essa mudança seja o mínimo traumático possível.

A aderência dos produtos é uma das partes mais importantes na escolha do software que se vai utilizar, o software tem que estar de acordo com os processos da empresa e com a legislação. As empresas de desenvolvimento de software criam sistemas de forma que atendam as legalidades vigentes, mas que nem sempre estão de acordo com os processos que sua empresa precisa.
É preciso criar um documento denominado escopo com ajuda das pessoas envolvidas no processo e que sejam capazes de levantar todas as necessidades de seu departamento e descrever nesse documento todos os pontos importantes que o software deve ter em relação à:
Confiabilidade: Com que frequência apresenta falhas? Ocorrendo falhas, como ele reage? É capaz de recuperar dados em caso de falha?
Funcionalidade: Faz o que foi proposto de forma correta? Interage com os sistemas especificados? Está de acordo com as normas, leis? Evita acesso não autorizado aos dados?
Usabilidade: É fácil entender o conceito e a aplicação? É fácil aprender a usar? É fácil de operar e controlar?
Eficiência: Qual é o tempo de resposta, a velocidade eficiência de execução? Quanto recurso usa? Durante quanto tempo?
Manutenabilidade: É fácil de encontrar uma falha, quando ocorre? É fácil modificar e adaptar? Há grande risco quando se faz alterações? É fácil testar quando faz alterações?
Portabilidade: É fácil adaptar a outros ambientes? É fácil instalar em outros ambientes? Está de acordo com padrões de portabilidade?

Depois de fazer todos os levantamentos necessários, você terá subsidio para escrever o escopo do projeto de implantação de software, esse escopo deve conter todos os requisitos identificados pela equipe e também o quanto você pretende gastar, qual o tempo que você dispõe para essa mudança, quem serão as pessoas que ficarão disponíveis para acompanhar e monitorar o andamento do projeto, o ideal aqui é ter um gestor para esse projeto e um comitê para aprovação das decisões tomadas. Quanto mais informações esse escopo tiver melhor será para controlar e evitar que as pessoas comecem a solicitar mudanças durante a execução do projeto e acabe inviabilizando ou comprometendo tudo que foi planejado. Outra analise que deve ser feita por essa equipe é a criação de uma matriz de riscos, identificar tudo que possa dar errado antes de começar o processo vai evitar problemas durante a execução e se ocorrerem você já vai saber como trata-lo, pois já havia previsto esse risco (problema).

Tendo esse documento de escopo em mão a próxima fase é a escolha do fornecedor tão importante quanto a anterior e não menos difícil, mas que deve ser tratado com muita cautela, pois você não quer e não pode ficar trocando de fornecedor o tempo todo, o objetivo é que seja uma relação comercial para anos.

Nesta fase é muito importante organizar bem as apresentações dos sistemas, crie um sistema de pontuação para que cada item seja avaliado em diversas empresas, divida as apresentações em várias etapas e discuta com os participantes os pontos relevantes logo após a apresentação. Crie um roteiro para a empresa que vai apresentar o produto e veja que os cases apresentados estejam dentro do mesmo ramo de negócio da sua empresa para que fique mais fácil o entendimento.

Após a escolha da empresa o contrato de prestação de serviço com essa empresa tem que ser bem elaborado de preferências com multas para não cumprimento dos prazos e do escopo que previamente foi delimitado. Lembre-se é a única garantia que você tem independente de qualquer promessa que foi feita.

Durante a Implantação do software eleja uma pessoa para acompanhar as entregas e para monitorar os prazos. Uma dica faça com que a empresa contratada também elege um único responsável pelo projeto, pois é importante que uma pessoa conheça todo o projeto e responda por ele.

Somente aceite (considere como pronto) o que foi entregue depois de ter validado com muita atenção e autenticado por pessoas que conheçam os dados e a integridade dos mesmos.

E por último se não tiver pessoas habilitadas a gerenciar um projeto de implantação de software contrate um consultor ou uma empresa especializada para fazer a gestão do seu projeto, pode ter certeza que o custo dessa consultoria vale muito e evita muita dor de cabeça.

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